Trivs du som bäst när du är mitt i händelsernas centrum? Hos oss på Academic Work blir du del av en ambitiös och händelserik miljö där din insats är av största vikt för att vi fortsatt ska kunna leverera service i världsklass till våra kunder, konsulter, kandidater och internt anställda.
OM TJÄNSTEN Som Office Coordinator har du en bred och varierande roll med flera olika ansvarsområden. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att ansvara för kontorets reception samt att agera som stöd till kontorschefen i det dagliga arbetet och även vid behov ledningsgruppen på kontoret. I receptionen ger du förstklassig service till alla som antingen besöker kontoret eller som ringer via vår växel. Du arbetar i en föränderlig miljö där din huvudsakliga uppgift bland annat är att planera, leda, genomföra och följa upp olika aktiviteter och projekt. Du förväntas med andra ord avlasta i en mängd olika uppgifter i syfte att frigöra tid och möjliggöra att kontorschefen kan prioritera tillgänglighet och närvaro för kontorets ledningsgrupp, operativa medarbetare och Academic Works aktuella fokusområden.
Är du nyfiken på att veta mer om hur det är att arbeta internt på Academic Work? Spana in vårt Instagramkonto och följ med bakom kulisserna på våra 16 kontor över hela Sverige.
ARBETSUPPGIFTER - Ta emot och ge service till besökare som exempelvis kunder, konsulter, kandidater, interna kollegor och leverantörer. - Ge service via telefon genom vår centrala växel. - Personalansvar för ett antal deltidsanställda i receptionen. - Ansvara för kontakten med leverantörer och hantera beställningar av bland annat kontors- och marknadsmaterial. - Svara på löpande frågor och försöka lösa uppkomna problem som inkommer från medarbetare och kontorsledning. - Ta fram och sammanställa material och presentationer inför interna möten, till exempel Power Point-Presentationer. - Självständigt, eller i samarbete med kollegor, driva olika interna projekt. - Arbeta med fakturahantering – attestera fakturor, reseräkningar och dylikt. - Koordinera och boka olika aktiviteter som konferenser, utbildningar, möten och events. - Sammanställa rapporter och uppdatera rutiner, riktlinjer och dokument, samt ta mötesanteckningar.
Tjänsten passar dig som trivs med arbetsuppgifter som varierar från högt till lågt, då rollen innebär att vara behjälplig där behovet finns!
VI SÖKER DIG SOM - Brinner för att ge bästa möjliga service - Har en akademisk utbildning på minst tre år - Har minst 1 års erfarenhet av en roll inom koordinering, administration och service - Har en god administrativ vana samt goda kunskaper och tidigare erfarenhet av samtliga Office-program. - Har mycket goda kunskaper i engelska och svenska, både i tal och i skrift, då du kommer kommunicera samt skriva material på båda språken. - Har B-körkort
Det är meriterande om du:
* Har tidigare erfarenhet av att jobba i växel * Tidigare erfarenhet av att jobba i en liknande roll så som receptionist, administratör, event-planerare eller assisterande roll * Erfarenhet av analysarbete, driva projekt och göra presentationer
Du är en person som snabbt anpassar dig till nya omständigheter och är lösningsfokuserad även när du stöter på motgångar. Eftersom du hanterar mycket information är det av största vikt att du är strukturerad samt har en hög integritet och förståelse för hur konfidentiella frågor bör hanteras. Din förmåga att arbeta självständigt är hög och du trivs med att arbeta målinriktad samt anstränger dig för att leverera dina uppgifter utifrån deadlines. Slutligen har du en god kommunikativ förmåga i såväl tal som skrift.
Till dig som vill lite mer - välkommen till oss!
We reward ambition!
ÖVRIG INFORMATION
* Start: Omgående * Omfattning: Heltid * Placering: Malmö * Sök tjänsten genom att klicka på Ansök via annan site nedan, så skickas du till Teamtailor, vårt rekryteringssystem. Det första steget i rekryteringsprocessen är att genomföra två tester av Assessio. Det ena är en personlighetskartläggning som tar cirka 20 minuter att slutföra, det andra ett test som testar din kognitiva förmåga som tar 12 minuter att slutföra. Anledningen till att vi använder oss av tester är för att säkerställa en solid och rättvis rekryteringsprocess med fokus på potentialen för den position vi anställer till. * Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen. Observera att denna ansökan sker via en extern site vilket gör att den inte kommer att synas under ”mina sidor” på din profil. * Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på work@academicwork.se under kontorstid. Skriv annonstiteln i rubriken och kopiera gärna in länken till annonsen i ditt mail. För generella funderingar kring din ansökan/vår rekryteringsprocess finns vi ofta tillgängliga i chatten här på webben under vardagar så hör gärna av dig där!
INFORMATION OM FÖRETAGET Academic Work är ett bemannings- och rekryteringsföretag som sedan starten 1998 har hjälpt över 130 000 young professionals världen över till jobb. Vi strävar efter att bygga en arbetsplats i absolut världsklass, målet är att ingen medarbetare på Academic Work ska vilja jobba någon annanstans. Vår kultur präglas av våra tre värderingar: Share Energy, Beat Yesterday och Show Heart och vi tror därför på att ha roligt på jobbet, sprida vår energi, nå imponerande resultat och sträva efter att utvecklas.
id: 26360106
external_id: 46-556559-5450-15079188
webpage_url: https://arbetsformedlingen.se/platsbanken/annonser/26360106
logo_url: https://www.arbetsformedlingen.se/rest/arbetsgivare/rest/af/v3/organisation/5565595450/logotyper/logo.png
headline: Vi söker en Office Coordinator till Malmö!
application_deadline: 2022-08-28T23:59:59
number_of_vacancies: 1
description:
text: Trivs du som bäst när du är mitt i händelsernas centrum? Hos oss på Academic Work blir du del av en ambitiös och händelserik miljö där din insats är av största vikt för att vi fortsatt ska kunna leverera service i världsklass till våra kunder konsulter kandidater och internt anställda.\n\nOM TJÄNSTEN \nSom Office Coordinator har du en bred och varierande roll med flera olika ansvarsområden. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att ansvara för kontorets reception samt att agera som stöd till kontorschefen i det dagliga arbetet och även vid behov ledningsgruppen på kontoret. I receptionen ger du förstklassig service till alla som antingen besöker kontoret eller som ringer via vår växel. Du arbetar i en föränderlig miljö där din huvudsakliga uppgift bland annat är att planera leda genomföra och följa upp olika aktiviteter och projekt. Du förväntas med andra ord avlasta i en mängd olika uppgifter i syfte att frigöra tid och möjliggöra att kontorschefen kan prioritera tillgänglighet och närvaro för kontorets ledningsgrupp operativa medarbetare och Academic Works aktuella fokusområden.\n\nÄr du nyfiken på att veta mer om hur det är att arbeta internt på Academic Work? Spana in vårt Instagramkonto och följ med bakom kulisserna på våra 16 kontor över hela Sverige.\n\nARBETSUPPGIFTER \n- Ta emot och ge service till besökare som exempelvis kunder konsulter kandidater interna kollegor och leverantörer.\n- Ge service via telefon genom vår centrala växel.\n- Personalansvar för ett antal deltidsanställda i receptionen.\n- Ansvara för kontakten med leverantörer och hantera beställningar av bland annat kontors- och marknadsmaterial.\n- Svara på löpande frågor och försöka lösa uppkomna problem som inkommer från medarbetare och kontorsledning.\n- Ta fram och sammanställa material och presentationer inför interna möten till exempel Power Point-Presentationer.\n- Självständigt eller i samarbete med kollegor driva olika interna projekt.\n- Arbeta med fakturahantering – attestera fakturor reseräkningar och dylikt.\n- Koordinera och boka olika aktiviteter som konferenser utbildningar möten och events.\n- Sammanställa rapporter och uppdatera rutiner riktlinjer och dokument samt ta mötesanteckningar.\n\nTjänsten passar dig som trivs med arbetsuppgifter som varierar från högt till lågt då rollen innebär att vara behjälplig där behovet finns!\n\nVI SÖKER DIG SOM \n- Brinner för att ge bästa möjliga service\n- Har en akademisk utbildning på minst tre år\n- Har minst 1 års erfarenhet av en roll inom koordinering administration och service\n- Har en god administrativ vana samt goda kunskaper och tidigare erfarenhet av samtliga Office-program.\n- Har mycket goda kunskaper i engelska och svenska både i tal och i skrift då du kommer kommunicera samt skriva material på båda språken.\n- Har B-körkort\n\nDet är meriterande om du:\n\n\n* Har tidigare erfarenhet av att jobba i växel\n* Tidigare erfarenhet av att jobba i en liknande roll så som receptionist administratör event-planerare eller assisterande roll\n* Erfarenhet av analysarbete driva projekt och göra presentationer\n\n\nDu är en person som snabbt anpassar dig till nya omständigheter och är lösningsfokuserad även när du stöter på motgångar. Eftersom du hanterar mycket information är det av största vikt att du är strukturerad samt har en hög integritet och förståelse för hur konfidentiella frågor bör hanteras. Din förmåga att arbeta självständigt är hög och du trivs med att arbeta målinriktad samt anstränger dig för att leverera dina uppgifter utifrån deadlines. Slutligen har du en god kommunikativ förmåga i såväl tal som skrift.\n\nTill dig som vill lite mer - välkommen till oss!\n\nWe reward ambition!\n\nÖVRIG INFORMATION\n\n\n* Start: Omgående\n* Omfattning: Heltid\n* Placering: Malmö\n* Sök tjänsten genom att klicka på Ansök via annan site nedan så skickas du till Teamtailor vårt rekryteringssystem. Det första steget i rekryteringsprocessen är att genomföra två tester av Assessio. Det ena är en personlighetskartläggning som tar cirka 20 minuter att slutföra det andra ett test som testar din kognitiva förmåga som tar 12 minuter att slutföra. Anledningen till att vi använder oss av tester är för att säkerställa en solid och rättvis rekryteringsprocess med fokus på potentialen för den position vi anställer till.\n* Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen. Observera att denna ansökan sker via en extern site vilket gör att den inte kommer att synas under ”mina sidor” på din profil.\n* Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på work@academicwork.se under kontorstid. Skriv annonstiteln i rubriken och kopiera gärna in länken till annonsen i ditt mail. För generella funderingar kring din ansökan/vår rekryteringsprocess finns vi ofta tillgängliga i chatten här på webben under vardagar så hör gärna av dig där!\n\n\nINFORMATION OM FÖRETAGET \nAcademic Work är ett bemannings- och rekryteringsföretag som sedan starten 1998 har hjälpt över 130 000 young professionals världen över till jobb. Vi strävar efter att bygga en arbetsplats i absolut världsklass målet är att ingen medarbetare på Academic Work ska vilja jobba någon annanstans. Vår kultur präglas av våra tre värderingar: Share Energy Beat Yesterday och Show Heart och vi tror därför på att ha roligt på jobbet sprida vår energi nå imponerande resultat och sträva efter att utvecklas.
text_formatted: Trivs du som bäst när du är mitt i händelsernas centrum? Hos oss på Academic Work blir du del av en ambitiös och händelserik miljö där din insats är av största vikt för att vi fortsatt ska kunna leverera service i världsklass till våra kunder konsulter kandidater och internt anställda.\n\nOM TJÄNSTEN \nSom Office Coordinator har du en bred och varierande roll med flera olika ansvarsområden. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att ansvara för kontorets reception samt att agera som stöd till kontorschefen i det dagliga arbetet och även vid behov ledningsgruppen på kontoret. I receptionen ger du förstklassig service till alla som antingen besöker kontoret eller som ringer via vår växel. Du arbetar i en föränderlig miljö där din huvudsakliga uppgift bland annat är att planera leda genomföra och följa upp olika aktiviteter och projekt. Du förväntas med andra ord avlasta i en mängd olika uppgifter i syfte att frigöra tid och möjliggöra att kontorschefen kan prioritera tillgänglighet och närvaro för kontorets ledningsgrupp operativa medarbetare och Academic Works aktuella fokusområden.\n\nÄr du nyfiken på att veta mer om hur det är att arbeta internt på Academic Work? Spana in vårt Instagramkonto och följ med bakom kulisserna på våra 16 kontor över hela Sverige.\n\nARBETSUPPGIFTER \n- Ta emot och ge service till besökare som exempelvis kunder konsulter kandidater interna kollegor och leverantörer.\n- Ge service via telefon genom vår centrala växel.\n- Personalansvar för ett antal deltidsanställda i receptionen.\n- Ansvara för kontakten med leverantörer och hantera beställningar av bland annat kontors- och marknadsmaterial.\n- Svara på löpande frågor och försöka lösa uppkomna problem som inkommer från medarbetare och kontorsledning.\n- Ta fram och sammanställa material och presentationer inför interna möten till exempel Power Point-Presentationer.\n- Självständigt eller i samarbete med kollegor driva olika interna projekt.\n- Arbeta med fakturahantering – attestera fakturor reseräkningar och dylikt.\n- Koordinera och boka olika aktiviteter som konferenser utbildningar möten och events.\n- Sammanställa rapporter och uppdatera rutiner riktlinjer och dokument samt ta mötesanteckningar.\n\nTjänsten passar dig som trivs med arbetsuppgifter som varierar från högt till lågt då rollen innebär att vara behjälplig där behovet finns!\n\nVI SÖKER DIG SOM \n- Brinner för att ge bästa möjliga service\n- Har en akademisk utbildning på minst tre år\n- Har minst 1 års erfarenhet av en roll inom koordinering administration och service\n- Har en god administrativ vana samt goda kunskaper och tidigare erfarenhet av samtliga Office-program.\n- Har mycket goda kunskaper i engelska och svenska både i tal och i skrift då du kommer kommunicera samt skriva material på båda språken.\n- Har B-körkort\n\nDet är meriterande om du:\n\n\n* Har tidigare erfarenhet av att jobba i växel\n* Tidigare erfarenhet av att jobba i en liknande roll så som receptionist administratör event-planerare eller assisterande roll\n* Erfarenhet av analysarbete driva projekt och göra presentationer\n\n\nDu är en person som snabbt anpassar dig till nya omständigheter och är lösningsfokuserad även när du stöter på motgångar. Eftersom du hanterar mycket information är det av största vikt att du är strukturerad samt har en hög integritet och förståelse för hur konfidentiella frågor bör hanteras. Din förmåga att arbeta självständigt är hög och du trivs med att arbeta målinriktad samt anstränger dig för att leverera dina uppgifter utifrån deadlines. Slutligen har du en god kommunikativ förmåga i såväl tal som skrift.\n\nTill dig som vill lite mer - välkommen till oss!\n\nWe reward ambition!\n\nÖVRIG INFORMATION\n\n\n* Start: Omgående\n* Omfattning: Heltid\n* Placering: Malmö\n* Sök tjänsten genom att klicka på Ansök via annan site nedan så skickas du till Teamtailor vårt rekryteringssystem. Det första steget i rekryteringsprocessen är att genomföra två tester av Assessio. Det ena är en personlighetskartläggning som tar cirka 20 minuter att slutföra det andra ett test som testar din kognitiva förmåga som tar 12 minuter att slutföra. Anledningen till att vi använder oss av tester är för att säkerställa en solid och rättvis rekryteringsprocess med fokus på potentialen för den position vi anställer till.\n* Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen. Observera att denna ansökan sker via en extern site vilket gör att den inte kommer att synas under ”mina sidor” på din profil.\n* Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på work@academicwork.se under kontorstid. Skriv annonstiteln i rubriken och kopiera gärna in länken till annonsen i ditt mail. För generella funderingar kring din ansökan/vår rekryteringsprocess finns vi ofta tillgängliga i chatten här på webben under vardagar så hör gärna av dig där!\n\n\nINFORMATION OM FÖRETAGET \nAcademic Work är ett bemannings- och rekryteringsföretag som sedan starten 1998 har hjälpt över 130 000 young professionals världen över till jobb. Vi strävar efter att bygga en arbetsplats i absolut världsklass målet är att ingen medarbetare på Academic Work ska vilja jobba någon annanstans. Vår kultur präglas av våra tre värderingar: Share Energy Beat Yesterday och Show Heart och vi tror därför på att ha roligt på jobbet sprida vår energi nå imponerande resultat och sträva efter att utvecklas.
company_information: null
needs: null
requirements: null
conditions: 8-17\r\n08:00-17:00
employment_type:
concept_id: PFZr_Syz_cUq
label: Vanlig anställning
legacy_ams_taxonomy_id: 1
salary_type:
concept_id: oG8G_9cW_nRf
label: Fast månads- vecko- eller timlön
legacy_ams_taxonomy_id: 1
salary_description: Enligt avtal
duration:
concept_id: qQUd_4qe_NDT
label: 6 månader eller längre
legacy_ams_taxonomy_id: 2
working_hours_type:
concept_id: 6YE1_gAC_R2G
label: Heltid
legacy_ams_taxonomy_id: 1
scope_of_work:
min: 100
max: 100
access: null
employer:
phone_number: null
email: null
url: http://www.academicwork.se
organization_number: 5565595450
name: Academic Work Sweden AB
workplace: Academic Work
application_details:
information: null
reference: 15079188
email: null
via_af: false
url: http://www.academicwork.se/jobad/vi-soker-en-office-coordinator-till-malmo/15079188?apply=1
other: null
experience_required: true
access_to_own_car: false
driving_license_required: false
driving_license: null
occupation:
concept_id: V9Es_YZL_3kL
label: Gruppledare för kontorspersonal
legacy_ams_taxonomy_id: 7588
occupation_group:
concept_id: H2Zj_eL9_x28
label: Gruppledare för kontorspersonal
legacy_ams_taxonomy_id: 3341
occupation_field:
concept_id: X82t_awd_Qyc
label: Administration ekonomi juridik
legacy_ams_taxonomy_id: 1
workplace_address:
municipality: Malmö
municipality_code: 1280
municipality_concept_id: oYPt_yRA_Smm
region: Skåne län
region_code: 12
region_concept_id: CaRE_1nn_cSU
country: Sverige
country_code: 199
country_concept_id: i46j_HmG_v64
street_address: null
postcode: null
city: null
coordinates:
13.0038219999999995479811332188546657562255859375
55.6049799999999976307663018815219402313232421875
must_have:
skills:
languages:
work_experiences:
weight: 10
concept_id: V9Es_YZL_3kL
label: Arbetsledare kontorspersonal/Gruppledare kontorspersonal
legacy_ams_taxonomy_id: 7588
education:
education_level:
nice_to_have:
skills:
languages:
work_experiences:
education:
education_level:
application_contacts:
name: null
description: Tanja Gerle
email: null
telephone: null
contact_type: null
publication_date: 2022-07-28T12:01:04
last_publication_date: 2022-08-28T23:59:59
removed: true
removed_date: 2022-11-10T12:37:38
source_type: VIA_PLATSBANKEN_DXA
timestamp: 1659002464982
application_deadline_short: 2022-08-28
publication_date_short: 2022-07-28
last_publication_date_short: 2022-08-28